Một góc nhìn về giao tiếp trong công việc

Chào các bạn! Trong thế giới công nghệ đang phát triển nhanh chóng như hiện nay, đặc biệt sau sự bùng nổ về trí tuệ nhân tạo (ChatGPT, Google Bard …) việc học một ngôn ngữ lập trình, một kỹ thuật mới không còn là điều quá khó khăn.

Tuy nhiên, hôm nay chúng ta cùng đến với một khía cạnh khác có đóng góp lớn vào sự thành công hay thất bại của dự án nhưng lại thường xuyên bị bỏ qua hoặc xem nhẹ – “giao tiếp trong đội nhóm”.

Thực tế có nhiều người giỏi chuyên môn nhưng lại trở nên tự ti vì thường ở trong tình trạng “không hiểu đối phương đang nói gì” hoặc “không biết phải diễn giải thế nào”. Vậy bạn có bao giờ thắc mắc là làm thế nào để truyền đạt được tốt hơn? Có thể cải thiện khả năng trao đổi vấn đề hay không? Cùng thảo luận nhé.

Giao tiếp là một quá trình lặp lại của truyền và nhận

Trong một hành động giao tiếp, vai trò của một người sẽ luân phiên từ “người nghe” sang “người nói” và ngược lại. Tùy vào thời điểm, tư duy của chúng ta sẽ cần thay đổi theo mỗi vai trò ấy. Bởi vậy, giao tiếp hiệu quả là sự tổng hòa của việc “tiếp nhận” và “truyền đạt” thông tin một cách hiệu quả nhất.

1. Hiểu đúng những gì vừa nghe

Bắt đầu với vai trò người nghe, làm thế nào để biết rằng chúng ta đã hiểu đúng những gì người nói vừa truyền đạt? Liệu chúng ta có bỏ xót hay hiểu sai điều gì hay không? Vì một hiện trạng thường gặp là chúng ta đều trả lời “tôi đã hiểu” hoặc “tôi biết rồi” với bất cứ thứ gì mình vừa nghe.

Việc này tưởng chừng như vô hại, nhưng nó có thể dẫn tới một loạt hệ lụy về sau. Ví dụ

Leader truyền đạt task với nội dung A → Developer hiểu thành nội dung B → task A được triển khai theo hướng khác mục đích ban đầu
→ task A vẫn chưa được thực hiện → thời gian của Developer (hoặc có thể cả các thành viên khác) bị lãng phí → dự án bị ảnh hưởng.

Để tránh những tình trạng như vậy, hoặc những kết quả có thể tệ hơn, khi tiếp nhận một thông tin bất kì, thử áp dụng quá trình sau đây:

Diễn đạt lại bằng ý hiểu cá nhân

Việc đầu tiên khi nhận được thông tin, cố gắng dùng từ ngữ cá nhân diễn đạt lại nó. Với các nội dung chưa hiểu rõ, lặp lại y nguyên những từ ngữ nghe được.

Tổng hợp lại nội dung

Khi tổng hợp, tóm tắt lại nội dung, những ý chính, nội dung quan trọng sẽ đọng lại. Các nội dung này sẽ dùng để xác nhận xem người nói có đang truyền đạt các ý tương tự hay không, có nội dung nào chúng ta đang hiểu sai hay không.

Truyền đạt lại cho người nói

Có lẽ đây là bước quan trọng nhất, chúng ta có thể bỏ qua hai bước trước, nhưng bước này lại là cách hiệu quả nhất để xác định xem chúng ta đã hiểu đúng ý định của người nói hay chưa. Tuy nhiên, thực tế là rất ít khi chúng ta thực hiện điều này.

Điều quan trọng ở bước này là cần xác nhận lại (hỏi lại) bằng “ngôn ngữ cá nhân”.

Xác nhận lại

Cuối cùng, sau khi tổng hợp thông tin và truyền đạt lại cho người nói, chúng ta có thể xác nhận xem chúng ta đã hiểu đúng những điều nào, và nhận biết những điểm cần xác nhận lại thông tin. Tại giai đoạn này, vai trò của chúng ta chuyển từ “người nghe” sang “người nói”.

Như vậy, quá trình này lặp đi lặp lại cho đến khi tất cả mọi thứ được truyền đạt chính xác và toàn vẹn.

2. Truyền đạt thông tin đúng cách

Truyền đạt dễ hiểu thực ra là hành động đi ngược lại trực giác thông thường

Khi chúng ta ngồi đối diện với đối tác trong quán cà phê hoặc quán ăn, và muốn họ nhìn thấy menu, chúng ta thường xoay ngược tấm menu cho họ dễ thấy đúng không nào. Mặc dù nó trở nên dễ nhìn hơn từ phía đối phương, nhưng từ phía chúng ta lại trở nên khó nhìn hơn.

Việc truyền đạt một cách dễ hiểu là quá trình xây dựng lại cấu trúc thông tin sao cho dễ nhìn nhận với đối tác.

Tương tự là việc nói trước kết luận rồi mới diễn giải câu trả lời khi được hỏi. Não bộ của chúng ta được thiết kế để nói ra mọi thứ theo dòng thời gian, nghĩa là từ từ diễn giải rồi đi tới kết luận. Việc nói trước kết luận đi ngược lại trực giác của con người, vì vậy nó sẽ luôn khó khăn.

Đặt mình vào ví trí của đối phương

Việc truyền đạt hiệu quả có thể được gói gọn trong cụm từ “đặt mình vào vị trí của đối phương”.

Viết báo cáo, email, trả lời cho câu hỏi, tài liệu thuyết trình, bài viết blog, mỗi thứ mang một hình thức khác nhau, nhưng bản chất của chúng đều là “truyền đạt cho đối phương”. Đây đều là những cách tuyệt vời để có thể luyện tập cách truyền đạt sao cho hiệu quả nhất và rèn luyện việc “đi ngược lại trực giác não bộ”.

Diễn đạt dễ hiểu

Không phải “Nếu diễn đạt một cách dễ hiểu, người khác sẽ hiểu” mà là “Để người khác hiểu, hãy diễn đạt một cách dễ hiểu”.

“Diễn đạt dễ hiểu” chỉ là một phương tiện. Càng cố gắng ý thức việc “Làm cho diễn đạt thật dễ hiểu,” nó lại càng trở nên phức tạp. Thay vào đó, hãy luôn đặt mục tiêu “Để người khác dễ hiểu” mỗi khi bạn trình bày điều gì đó.

Mục tiêu chính ở đây là đối tác của chúng ta, là người nghe, và không phải là cách chúng ta diễn đạt.

Có vẻ hơi phức tạp phải không? Hãy đến với một số nguyên tắc giao tiếp sau đây, chúng có thể giúp ích hơn cho quá trình truyền đạt của chúng ta.

Chín nguyên tắc giao tiếp hiệu quả

Dưới đây là 9 nguyên tắc giao tiếp hiệu quả trong công việc có thể sẽ giúp cuộc hội thoại, quá trình trao đổi trở nên thuận lợi hơn.

1. Trả lời câu hỏi một cách đơn giản, rõ ràng

Khi được hỏi một câu hỏi, cố gắng trả lời một cách đơn giản, rõ ràng, tránh lan man, vòng vo.

Ví dụ với câu hỏi thường gặp trong các buổi daily, weekly: “Task A đã hoàn thành chưa?”.

Nghe rất đơn giản đúng không? Đây chỉ là một câu hỏi “Yes/No”, vậy chỉ cần trả lời “Chưa, vẫn đang thực hiện, đã hoàn thành 80%” hoặc “Đã hoàn thành” đúng không nào.

Nhưng không ít lần chúng ta sẽ gặp những câu trả lời như “Do gần đây quá nhiều task chồng chéo, các event của công ty chiếm phần lớn thời gian nên có lẽ phải sang tuần mới có thể thực hiện”…vân vân và mây mây những lý do để giải thích đúng một câu mà người nghe tìm kiếm “Chưa hoàn thành”.

Hãy trả lời câu hỏi nhận được một cách đơn giản và đúng trọng tâm nhất có thể.

2. Phân biệt rõ giữa sự thật và suy luận

Sự thật là những gì có thể được chứng minh bằng bằng chứng, còn suy luận là những gì chúng ta nghĩ hoặc tin tưởng dựa trên những thông tin có sẵn. Khi giao tiếp, cố gắng phân biệt rõ giữa sự thật và suy luận. Nếu không chắc chắn về một thông tin, hãy nói rõ đó là suy luận của bạn.

Ví dụ: “Tính năng này sẽ không tốn nhiều thời gian để làm đâu.” Đây là một suy luận, vì chúng ta chưa có bằng chứng nào chứng minh cho điều này.

Có thể thay bằng cách sau: “Dựa những thông tin hiện tại và theo kinh nghiệm xây dựng web của tôi, thì tính năng này sẽ tốn thời gian bằng khoảng 3 lần tính năng login đã có.”

3. Xây dựng cấu trúc nhất quán cho nội dung

Để giải thích vấn đề một cách dễ hiểu, hãy tạo ra một cấu trúc cho người nghe dễ hình dung, sau đó đặt nội dung cần truyền đạt vào đó. Như vậy việc truyền đạt thông tin chắc chắn sẽ rõ ràng và dễ hiểu hơn rất nhiều.

Có nhiều phương pháp để xây dựng cấu trúc truyền đạt như: PREP, SDS, CRF … mà mỗi phương pháp đều có thể trở thành một bài thảo luận riêng biệt.

4. Nêu rõ nội dung chính trước khi bắt đầu

Trước khi bắt đầu nói, hãy cho người nghe biết bạn sẽ nói gì. Điều này sẽ giúp họ chuẩn bị tinh thần để tiếp nhận thông tin.

Ví dụ các câu như:

• “Tôi sẽ báo cáo về tiến độ của dự án.”
• “Tôi muốn chia sẻ một số thông tin về phản hồi của khách hàng sau buổi demo hôm trước.”

Ngay lập tức người nghe sẽ biết là họ sắp đón nhận thông tin về chủ đề gì, và quá trình truyền đạt sẽ dễ dàng hơn.

5. Tránh đi lạc đề

Khi giao tiếp, hãy tập trung vào chủ đề chính và tránh đi lạc khỏi chủ đề. Nếu cần nói thêm về một vấn đề nào đó, hãy nói sau khi đã hoàn thành chủ đề chính, tách thành một chủ đề riêng biệt.

Ví dụ: Trong buổi daily, bạn đang trình bày về tiến độ công việc, nhưng bạn lại bắt đầu trình bày việc muốn xin nghỉ phép vào thứ 6 tuần này vì muốn đi du lịch.

Kết quả là mọi người bắt đầu xôn xao về việc bạn du lịch ở đâu, đi với ai… và buổi daily sẽ kéo dài quá giờ mà tiến độ công việc của bạn thì vẫn chưa được báo cáo xong. Trong trường hợp này, chúng ta có thể trình bày việc xin nghỉ nghỉ phép sau khi tất cả các nội dung khác đã hoàn thành.

6. Nói những gì người nghe muốn nghe

Khi giao tiếp, hãy tập trung vào những gì người nghe muốn nghe, muốn biết. Nếu không rõ đối phương muốn biết điều gì, chúng ta có thể hỏi cơ mà.

Ví dụ: Khi báo cáo về tiến độ task của bản thân cho leader. Chúng ta nên tập trung vào những thông tin chẳng hạn như:

• Mức độ hoàn thành, bao nhiêu %
• Khó khăn gặp phải là gì?
• Kế hoạch giải quyết các khó khăn, thách thức đó

Khi truyền đạt những điều người nghe muốn thay vì điều mình muốn nói, việc truyền đạt chắc chắn không tốn quá nhiều thời gian và hiệu quả hơn rất nhiều.

7. Một câu là một thông điệp

Đừng kéo dài câu chuyện bằng việc lạm dụng các từ “nhưng”, “tuy nhiên”. Hãy sử dụng các câu đơn, mỗi câu diễn đạt chỉ một thông điệp.

Các kỹ thuật sau có thể hữu ích trong việc thực hiện nguyên tắc này:

• Sử dụng các câu đơn, với nội dung rõ ràng.
• Hình dung mỗi nội dung của một câu sẽ là một bổ sung, giúp việc giải thích, truyền đạt nội dung chính.

8. Báo cáo đi kèm với kế hoạch hành động

Khi báo cáo, đừng chỉ trình bày nội dung cần báo cáo, nếu có thể hãy bổ sung kế hoạch của bạn cho các vấn đề mà bạn vừa nêu ra. Dựa trên các vấn đề, bạn cũng nên mô tả kế hoạch đối ứng của mình là gì, bạn muốn người nghe làm gì, hoặc bạn mong đợi điều gì từ họ.

Ví dụ:

Báo cáo chưa tốt (Chỉ báo cáo sự cố): “Cơ sở dữ liệu gặp vấn đề. Dịch vụ không thể truy cập được dữ liệu cần thiết.”

Báo cáo tốt hơn (Bao gồm kế hoạch hành động):

• Vấn đề :
  • Chúng tôi phát hiện rằng cơ sở dữ liệu đang trải qua tình trạng quá tải.
  • Dịch vụ không thể truy cập được dữ liệu cần thiết.
  • Gây ảnh hưởng đến trải nghiệm người dùng.
• Nguyên nhân:
  • Các truy vấn SQL không hiệu quả, tốn nhiều thời gian
• Kế hoạch:
  • Tiến hành tối ưu hóa các truy vấn SQL để cải thiện hiệu suất.
  • Thực hiện một số điều chỉnh cấu hình để đảm bảo sự ổn định của hệ thống.
• Đề xuất:
  • Tổ chức một cuộc họp ngắn để thông báo về tình hình chi tiết.
  • Tiếp nhận ý kiến từ các thành viên khác.
  • Mong muốn nhận hỗ trợ kịp thời và ưu tiên khi cần thiết.

9. Với các câu hỏi mơ hồ, giả định ý định của người nói để trả lời

Tham khảo

Bài viết được tổng hợp sau khi tham khảo một số nguồn dưới đây, bạn nào biết tiếng Nhật có thể đọc các bài viết gốc tại đây nha.

• https://youtu.be/7VjW9A7ToFI?si=aseSwL4ZVxKCZ7IP
• https://qiita.com/yz2cm/items/486fd3f57491f6544431
• https://qiita.com/awata-ika/items/ed7557c81b8b7a788fce